L’ombudsman de l’Ontario a réprimandé le conseil municipal de Hawkesbury à la suite d’une enquête sur une plainte concernant le traitement d’un rapport à huis clos.

Lors de sa réunion du 9 mars, le conseil municipal a examiné le rapport de l’ombudsman de l’Ontario, Paul Dubé, et a accepté sans discussion les critiques et les recommandations. Lors d’un entretien téléphonique ultérieur, le maire Robert Lefebvre a répondu à une question visant à savoir si l’enquête portait sur une « erreur honnête » commise par le conseil municipal à l’époque.

« Je pense que c’est une question d’interprétation », a déclaré le maire Lefebvre.

Le rapport de l’ombudsman décrivait en détail une enquête sur une plainte concernant une réunion extraordinaire du conseil municipal tenue le 3 décembre 2024, qui comprenait une réunion à huis clos consacrée au plan stratégique municipal en cours d’élaboration. Les réunions à huis clos sont réservées aux discussions relatives à des questions juridiques, à des questions financières concernant d’éventuels achats ou ventes de biens immobiliers ou d’autres questions connexes, à des questions de ressources humaines, ainsi qu’à des questions d’éducation ou de formation des membres du conseil municipal, comme le prévoit la loi municipale.

L’éducation et la formation ont été invoquées comme motif de la discussion à huis clos sur le plan stratégique. La plainte déposée auprès de l’ombudsman alléguait que ce motif n’était pas valable au regard des lignes directrices de la Loi sur les municipalités relatives aux réunions à huis clos du conseil.

En avril dernier, le bureau de l’ombudsman a informé le conseil municipal et l’administration qu’il enquêtait sur la plainte. Le personnel de l’ombudsman a examiné l’ordre du jour de la réunion du 3 décembre 2024, le procès-verbal de la réunion, l’enregistrement vidéo de la réunion et une copie d’une présentation PowerPoint sur le plan stratégique faite au conseil pendant la réunion. Le personnel de l’ombudsman a également interrogé le greffier municipal.

Le résumé du rapport du médiateur indique que le conseil a tenu une réunion à huis clos le 3 décembre 2024 avec deux consultants pour une présentation PowerPoint sur le processus du plan stratégique, traitant des consultations avec le grand

public et les groupes d’intervenants, des tendances démographiques observées et des défis et opportunités sociaux/économiques identifiés pour le développement. La présentation s’est terminée par une analyse FFOM, traitant des forces, des faiblesses, des opportunités et des menaces pour la communauté auxquelles un plan stratégique permettrait de répondre.

« Au cours de la présentation, les conseillers ont posé des questions et discuté de certaines des idées et des questions soulevées. Le contenu spécifique d’un nouveau plan stratégique n’a pas été discuté », indique le rapport.

Le rapport indique que le conseil a repris sa réunion publique environ deux heures et demie après la déclaration de la réunion à huis clos. Le procès-verbal de la réunion ne fait état d’aucun rapport établi à ce moment-là concernant la réunion à huis clos. Le conseil a adopté le nouveau plan stratégique lors de sa réunion du 12 mai 2025.

Le rapport du médiateur a conclu que la réunion à huis clos du 3 décembre 2024 ne répondait pas aux critères d’« éducation et de formation » des membres du conseil, bien qu’aucune discussion impliquant une prise de décision n’ait eu lieu entre les membres du conseil pendant la réunion. Le rapport a noté qu’il y avait eu un certain échange d’opinions et d’idées sur certaines questions liées au plan stratégique « d’une manière qui a fait progresser de manière significative les activités ou la prise de décision du conseil », ce qui a rendu l’argument de l’éducation et de la formation invalide pour une réunion à huis clos.

L’ombudsman a recommandé au conseil municipal de Hawkesbury d’être plus vigilant afin de s’assurer que ses actions respectent les directives de la Loi sur les municipalités concernant la tenue de réunions à huis clos sur tout sujet. Le maire Lefebvre a indiqué que le conseil avait accepté et approuvé la recommandation de l’ombudsman.

« Nous serons plus attentifs », a-t-il déclaré, tout en précisant qu’il n’y avait pas eu de débat sur le plan stratégique ou le processus d’élaboration de ce plan lors de la réunion à huis clos du 3 décembre 2024.

Le maire a indiqué que l’ombudsman avait une « vision plus restrictive » de la définition des questions d’éducation et de formation pouvant faire l’objet d’une réunion à huis clos. Il a déclaré que la présentation à huis clos du 3 décembre 2024 avait permis aux membres du conseil municipal d’être mieux préparés à expliquer le plan stratégique et le processus de création de ce plan aux résidents si on leur posait des questions.

Le maire Lefebvre a également souligné que Hawkesbury est l’une des rares municipalités à enregistrer ses réunions à huis clos dans le cadre de l’engagement du conseil municipal en faveur de la transparence de ses travaux, et que le personnel du médiateur a pu examiner cet enregistrement dans le cadre de son enquête.